Dung lượng file PDF lớn có thể gây cản trở cho quá trình truyền tải hoặc lưu trữ dữ liệu. Với các cách nén file PDF trên Macbook đơn giản sau đây sẽ giúp bạn truyền tải thông tin nhanh chóng hoặc lưu trữ file dễ dàng hơn. Cùng Oneway tìm hiểu ngay nhé.

1. Nén bằng tính năng có sẵn trên Macbook

Nén file PDF bằng các tính năng có sẵn trên Macbook là giải pháp đơn giản, dễ thực hiện mà bạn không cần sử dụng thêm các phần mềm hay dùng các trình duyệt web. 

• Ưu điểm: Không cần tải, cài đặt các phần mềm (không ảnh hưởng tới dung lượng khả dụng của bộ nhớ), có thể thực hiện trên tất cả dòng máy, bao gồm MacBook Air M3 2024, MacBook Pro M3 2024. Ngoài ra, bạn cũng không cần máy tính phải kết nối internet để thực hiện nén file trên các website.  
• Nhược điểm: Tệp PDF có chất lượng thấp hơn bản gốc

Sau đây là 2 cách nén file PDF trên Macbook với các tính năng có sẵn:

1.1. Sử dụng tính năng Finder

Sử dụng tính năng Finder để nén file PDF trên Macbook với 3 bước như sau:

Bước 1: Bạn chọn Finder (biểu tượng mặt cười).

Bạn chọn Finder 

Bước 2: Bạn chọn vào thư mục muốn nén, rồi nhấp chuột phải chọn “Nén”. 

Bạn chọn vào thư mục muốn nén, rồi nhấp chuột phải chọn “Nén” 

Bước 3: Bạn nhận được kết quả sau khi thực hiện nén file PDF qua tính năng Finder. 

Kết quả sau khi thực hiện nén file PDF qua tính năng Finder

1.2. Sử dụng tính năng Preview 

Bạn có thể sử dụng tính năng Preview để nén file PDF với 3 bước đơn giản sau:

Bước 1: Bạn nhấp vào file PDF, bấm chuột phải rồi chọn “Open with” để mở ảnh dưới chế độ “Preview”.

Bạn nhấp vào file PDF, bấm chuột phải rồi chọn “Open with” để mở ảnh dưới chế độ “Preview” 

Bước 2: Tiếp theo trên thanh công cụ, bạn chọn “File” và nhấn vào “Export”.  

Tiếp theo trên thanh Menu, bạn chọn “File” và nhấn vào “Export” 

Bước 3: Trong menu của Export, bạn vào mục “Quartz Filter” rồi chọn “Reduce File Size” để giảm dung lượng của file PDF. 

Bạn vào mục “Quartz Filter” rồi chọn “Reduce File Size” để giảm dung lượng của file PDF 

2. Sử dụng các ứng dụng để thực hiện nén file PDF offline

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng hữu ích để bạn thực hiện cách nén file PDF trên Macbook hiệu quả hơn. Điển hình như: Adobe Acrobat, Free PDF Compressor, FILEminimizer. 

• Ưu điểm: Cách thực hiện đơn giản. Ngoài tính năng nén file PDF, các ứng dụng còn giúp bạn gộp/tách, chỉnh sửa….file PDF.
• Nhược điểm: Chất lượng file PDF sau khi nén có thể bị giảm đi.

Sau đây là các bước cụ thể nén file PDF trên 3 ứng dụng phổ biến gồm: Adobe Acrobat, Free PDF Compressor, FILEminimizer.

2.1. Sử dụng công cụ Adobe Acrobat nén file PDF

Để sử dụng công cụ Adobe Acrobat, trước tiên bạn cần tải và cài đặt ứng dụng Adobe Acrobat. Sau đó, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở file PDF muốn giảm dung lượng trên phần mềm Reduced size PDF.

Bước 2: Bạn vào mục “File” nhấn “Save as Other” rồi chọn “Reduced size PDF” là hoàn thành thao tác nén file PDF.

Vào mục “File” nhấn “Save as Other” rồi chọn “Reduced size PDF” là hoàn thành thao tác nén file PDF 

2.2. Sử dụng công cụ PDF gear

Trước tiên bạn cần tải và cài đặt ứng dụng PDF gear. Sau đó, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở ứng dụng PDF gear

Bước 2: Bạn chọn “Compress PDF”.

 Bạn chọn “Compress PDF” 

Bước 3: Bạn chọn vào “Add files” để tải file PDF cần nén. Sau đó, chọn “Compress” để quá trình nén được bắt đầu. Khi quá trình nén file PDF kết thúc bạn có thể tải file đã nén về máy. 

Bạn chọn vào “Add files” để tải file PDF cần nén và chọn “Compress” để quá trình nén được bắt đầu 

2.3. Sử dụng ứng dụng FILEminimizer

Để thực hiện cách giải nén file PDF trên Macbook, trước tiên bạn cần tải và cài đặt ứng dụng FILEminimizer. Sau đó, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở ứng dụng FILEminimizer.

Bước 2: Bạn vào mục “Open Files” để chọn file PDF cần nén. 

Bạn vào mục “Open Files” để chọn file PDF cần nén 

Bước 3: Bạn tiếp tục chọn “Optimize Files” để thực hiện quá trình nén file PDF. 

Bạn tiếp tục chọn “Optimize Files” để thực hiện quá trình nén file PDF 

 3. Sử dụng website nén file PDF trực tuyến dễ dàng

Một số website nén file PDF online hiệu quả như: Smallpdf, ilovepdf, hay PDF24…

• Ưu điểm: Cách thực hiện đơn giản, không cần tải, cài đặt phần mềm nên không làm “tiêu hao” dung lượng bộ nhớ. 
• Nhược điểm: Máy cần phải có kết nối mạng mới có thể thực hiện.

Cách thực hiện: 

Sau đây là cách sử dụng website SmallPDF để nén dung lượng file PDF. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn truy cập website SmallPDF: https://smallpdf.com/ rồi nhấn chọn mục “Giảm dung lượng PDF”

Giao diện website SmallPDF  

Bước 2: Bạn vào phần “Chọn các tệp” nhấn vào mũi tên và lựa chọn file PDF từ thiết bị, các dịch vụ lưu trữ trực tuyến để hoàn thành việc giảm dung lượng file PDF. 

Tải file PDF lên website để hoàn thành thao tác giảm dung lượng file PDF trên Macbook  

Các website trực tuyến như: ilovepdf, foxit reader, soda PDF sẽ thực hiện tương tự để nén file PDF.

>>> Khi bạn đã nén file PDF trên MacBook, bạn có thể tham khảo thêm về cách chèn file PDF vào Word trên MacBook để dễ dàng tích hợp tài liệu của mình.

4. Câu hỏi thường gặp về cách nén file PDF trên Macbook

Sau đây là một số câu hỏi và giải đáp về cách nén file PDF trên Macbook: 

4.1. Lợi ích của việc nén file PDF là gì?

Nén file PDF mang đến 2 lợi ích chính:

• Giúp giải phóng dung lượng bộ nhớ: Bởi vì file PDF được nén sẽ có dung lượng thấp hơn file gốc giúp tăng dung lượng khả dụng trên máy tính.
• Truyền tải dữ liệu dễ dàng: Giúp việc gửi file qua mail, zalo… trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

4.2. Có cách nào để nén file PDF không làm giảm chất lượng

Bạn có thể áp dụng một trong hai cách giải nén file PDF trên Macbook dưới đây:

• Giảm độ phân giải ảnh: Nếu tệp PDF chứa nhiều ảnh chất lượng cao, bạn có thể giảm độ phân giải của ảnh để giảm dung lượng.
• Sử dụng định dạng nén tốt hơn: Thay vì sử dụng nén JPEG cho ảnh trong tệp PDF, bạn có thể sử dụng định dạng nén tốt hơn như JPEG 2000 hoặc JBIG2.

4.3. Lưu ý gì khi nén file PDF?

• Nên thử nhiều cách để nén file PDF: Hiệu quả nén file PDF phụ thuộc vào nội dung và kiểu tệp. Một số phần mềm có thể hoạt động tốt với một số tệp nhất định hơn là các tệp khác, vì vậy hãy thử nhiều công cụ để tìm ra phương pháp phù hợp nhất cho tệp PDF của bạn.
• Nên sao lưu file trước khi nén: Bạn nên sao lưu những file PDF quan trọng trước khi nén vì nếu tệp không giải nén thành công hoặc gặp sự cố, bạn vẫn có file PDF cần thiết.
• Trước khi nén cần đảm bảo các file PDF ở trạng thái tốt nhất: Khi chuyển định dạng file, trong 1 số tường hợp như chuyển từ Word sang PDF trên MacBook thì trước khi nén file PDF, hãy kiểm tra lại và đảm bảo rằng tất cả các tệp cần nén không bị hỏng hoặc thiếu. Nén một tệp bị hỏng có thể gây mất dữ liệu.

Hy vọng những chia sẻ của Oneway về các cách nén file PDF trên Macbook trên sẽ giúp bạn thực hiện thao tác này nhanh chóng và thành công. Bạn hãy lựa chọn phương pháp phù hợp và dễ dàng nhất để thực hiện. Chúc bạn sử dụng Macbook học tập, làm việc hiệu quả.